AUDIT
Audit les ressources humaines comprennent les actions stratégiques d'une organisation visant à porter un regard objectif sur ses politiques, procédures et méthodes de gestion du personnel. Une telle analyse complète de l'état actuel d'une entreprise peut aider à déterminer si des domaines ou des processus spécifiques sont adéquats, légitimes et efficaces. Les résultats de cet examen peuvent aider à identifier les lacunes dans les pratiques RH, et les RH peuvent ensuite hiérarchiser ces lacunes afin de minimiser les litiges et les violations de la réglementation et d'atteindre et de maintenir une compétitivité de classe mondiale dans les domaines clés des pratiques RH.
Aperçu
Un audit des ressources humaines peut aider à déterminer si des domaines ou des processus spécifiques du service des ressources humaines sont adéquats, légitimes et efficaces. Les résultats de cet examen peuvent aider à identifier les lacunes dans les pratiques RH, et les RH peuvent ensuite hiérarchiser ces lacunes afin de minimiser les litiges ou les violations de la réglementation, et d'atteindre et de maintenir une compétitivité de classe mondiale dans les domaines clés de la pratique des RH. .
Contexte
Audit RH - un moyen essentiel d'éviter la responsabilité légale et réglementaire pouvant découler des politiques et pratiques RH d'une organisation. En plus d'identifier les domaines de risque juridique, un audit est souvent conçu pour fournir à une entreprise des informations sur la compétitivité de ses stratégies RH en apprenant des meilleures pratiques d'autres employeurs du secteur. Essentiellement, un audit RH consiste à identifier les problèmes et à trouver des solutions avant qu'ils ne deviennent ingérables. C'est l'occasion d'évaluer ce que l'organisation fait de bien, ainsi que la façon dont les choses pourraient être faites différemment, plus efficacement ou à moindre coût.
Dans l'environnement concurrentiel d'aujourd'hui, les organisations opèrent dans un environnement d'employés hautement réglementé. Cette tâche implique de traiter de nombreuses lois et réglementations complexes. La portée de la fonction RH comprend la création et l'administration d'une variété de politiques et de pratiques, dont beaucoup sont liées à la conformité réglementaire, qui affectent de manière significative la performance et la rentabilité d'une entreprise.
Avec de nombreux services RH en sous-effectif et débordés, de nombreuses organisations ne réalisent que rétrospectivement le coût monétaire de l'ignorance des points chauds juridiques liés aux RH. Le non-respect des lois et réglementations applicables implique un risque financier important.
POUR MINIMISER LE RISQUE,
OBLIGATOIRE - AUDIT DU PERSONNEL
Définition de l'audit RH
Un audit RH implique de consacrer du temps et des ressources à jeter un regard très objectif sur les politiques, pratiques, procédures et stratégies RH d'une organisation afin de protéger l'organisation, d'établir les meilleures pratiques et d'identifier les opportunités d'amélioration. Une analyse objective de l'état actuel d'un employeur peut aider les RH à évaluer si des domaines de pratique spécifiques sont appropriés, légaux et efficaces. Les résultats peuvent fournir aux décideurs les informations dont ils ont besoin pour décider quels domaines doivent être améliorés.
Un audit de conformité RH se compose généralement de deux parties principales :
Une évaluation des politiques, pratiques et processus RH opérationnels de l'organisation, en mettant l'accent sur les domaines clés du travail du service RH (par exemple, le recrutement - à la fois interne et externe, la rétention des employés, la rémunération, les avantages sociaux, la gestion du rendement, les relations avec les employés, l'apprentissage et développement).
Aperçu des mesures RH actuelles (par exemple, le nombre de postes vacants, le temps nécessaire pour pourvoir nouveau poste, roulement du personnel, satisfaction des employés, plaintes internes déposées, nombre de plaintes juridiques, taux d'absentéisme).
Les RH effectuent généralement des audits au moyen d'un questionnaire qui demande une évaluation de domaines de pratique spécifiques. Ce document aide l'équipe d'audit à examiner en profondeur tous les domaines critiques des pratiques de RH de l'organisation. L'audit peut également inclure des entretiens ou l'utilisation de questionnaires pour obtenir des commentaires d'employés sélectionnés des ressources humaines et d'autres chefs de service pour voir si certaines politiques et procédures sont comprises, appliquées et acceptées.
Justification de la réalisation d'un audit du personnel
La nature changeante des RH exige que les professionnels des RH participent et contribuent pleinement à leurs organisations en tant que véritables partenaires commerciaux stratégiques.
Un audit aide une organisation à comprendre si ses pratiques RH aident, entravent ou ont peu d'effet sur ses objectifs commerciaux. L'audit aide également à quantifier les résultats des initiatives du ministère et fournit une feuille de route pour les changements nécessaires. Les audits peuvent également aider une organisation à atteindre et à maintenir des pratiques RH de classe mondiale.
Types d'audits
Les audits RH peuvent être complets ou ciblés, soumis à des contraintes de temps, de budget et de personnel. Il existe plusieurs types d'audits, chacun conçu pour atteindre des objectifs différents. Certains des types les plus courants sont :
Conformité. L'accent est mis sur la mesure dans laquelle une organisation se conforme aux lois et réglementations fédérales, étatiques et locales applicables.
Meilleures pratiques. Aide une organisation à maintenir ou à améliorer son avantage concurrentiel en comparant ses pratiques à celles d'entreprises reconnues comme ayant des pratiques RH exceptionnelles.
Stratégique. Se concentre sur les forces et les faiblesses des systèmes et des processus pour déterminer s'ils sont alignés sur le plan stratégique des RH et de l'organisation. Cm. Participation à la planification stratégique .
Dépendant de la fonction. Axé sur un domaine spécifique de la fonction RH (par exemple, la paie, la gestion de la performance, la tenue de dossiers).
Que vérifier
La décision sur ce qu'il faut auditer dépend en grande partie des faiblesses perçues dans l'environnement de travail de l'organisation, du type d'audit et des ressources disponibles. La tenue d'un journal des problèmes qui se sont posés mais qui ne sont pas couverts par les procédures ou les politiques de l'organisation aide à identifier les domaines d'impact potentiel que les RH peuvent traiter au cours du processus d'examen annuel (s'ils n'ont pas besoin d'être traités immédiatement).
Cependant, les organisations sont particulièrement vulnérables dans certains domaines. La plupart des poursuites portent sur des questions liées au recrutement, à la gestion des performances, à la discipline ou au licenciement. Voici quelques domaines de risque supplémentaires que les employeurs devraient examiner attentivement lors d'un audit :
Classification erronée des emplois exonérés et non exonérés. Pratiquement toutes les organisations ont des postes qui ont été classés à tort comme exemptés du droit aux heures supplémentaires. La complexité des lois et réglementations sur les salaires et les horaires facilite la classification erronée du travail comme travail exonéré, exposant ainsi l'employeur à la responsabilité des heures supplémentaires passées.
Dossier personnel insuffisant. L'examen d'échantillons de dossiers personnels révèle souvent une documentation inadéquate des performances, par exemple des avertissements disciplinaires informels, vagues ou incohérents. Les estimations de performances peuvent être ambiguës, inexactes ou obsolètes. Les renseignements personnels sur la santé se trouvent souvent dans des dossiers personnels, même si les lois sur la confidentialité médicale exigent que ces données soient conservées séparément. Des dossiers précis et détaillés sont essentiels pour que les employeurs puissent défendre tout type de réclamation des employés, comme les allocations de chômage ou les licenciements abusifs.
Politique de présence interdite. Le contrôle de l'absentéisme excessif est un gros problème pour la plupart des employeurs. Cependant, la complexité des lois sur la famille et les congés de maladie, parfois accompagnées de protections étatiques et fédérales contradictoires, a rendu inacceptables de nombreuses politiques de contrôle des absences auparavant acceptables. Les absences affectent l'indemnisation des travailleurs, les congés familiaux et de maladie, les dispositions pour les personnes handicapées et les lois sur la grossesse. Les organisations ont souvent des politiques de présence qui ne sont pas conformes aux lois et réglementations en vigueur, ou qui offrent aux employés plus de protection que nécessaire. Voir section Gestion des présences des employés .
Enregistrements de temps inexacts. Les employeurs exigent généralement que les employés non éligibles sonnent l'horloge ou remplissent des feuilles de temps indiquant leurs heures de travail chaque semaine. Les dossiers générés par ces systèmes sont généralement la principale défense de l'employeur contre les réclamations de salaire et d'heures, de sorte que les politiques et pratiques de chronométrage doivent être clairement énoncées et convenues. Cm. Exigences en matière de tenue de registres conformément à la FLSA .
Erreurs de formulaire. Une analyse des pratiques de recrutement des employeurs révèle souvent une documentation inadéquate, comme que des formulaires manquants ou incomplets. Les employeurs peuvent être condamnés à une amende pour chaque défaut de remplir correctement le formulaire. Les pénalités pour ces violations peuvent facilement s'accumuler.
Quand auditer
Compte tenu des ressources requises pour un audit complet, la plupart des organisations ne voudront pas passer par ce processus plus d'une fois par an ; cependant, des mini-vérifications pour permettre une certaine correction de trajectoire peuvent être effectuées sans trop de peine dans le département environ tous les six mois. Il est préférable de programmer des contrôles annuels pour maintenir la discipline des contrôles réguliers plutôt que des contrôles périodiques ou de panique (par exemple, ceux qui ne sont effectués qu'en cas de problème potentiel). Une autre stratégie consiste à auditer après tout événement significatif (par exemple, nouveaux plans, changements de direction).
À quoi s'attendre
Une diligence raisonnable est un projet chronophage et extrêmement ciblé qui peut nécessiter l'examen de nombreux documents et politiques, ainsi que l'obtention de commentaires des RH, d'employés individuels et d'autres chefs de service. Le temps et les efforts nécessaires dépendent de la taille et du type d'organisation, du type d'informations que l'organisation espère collecter, de la portée de l'audit et du nombre de personnes dans l'équipe d'audit.
Un audit de conformité à grande échelle, en particulier, couvre un vaste domaine et prend plus de temps qu'un audit des meilleures pratiques, qui compare une pratique particulière à l'approche d'un autre employeur, ou qu'un audit de fonction spécifique, qui examine un seul domaine clé de l'approche d'un employeur. Pratiques RH.
Coût de l'audit
Le coût réel d'un audit RH dépend de la portée de l'audit, du nombre de personnes interrogées et de la taille de l'équipe d'audit. Par conséquent, les coûts varient grandement d'une situation à l'autre. Qu'il suffise de dire, cependant, que le coût de la réalisation d'un audit de conformité du personnel à grande échelle sera bien inférieur à celui de la défense (sans parler de la perte) d'au moins un procès ou du montant des amendes pour violation.
Étapes de l'audit du personnel : modèle
Offre commerciale, signature du contrat, paiement des prestations
Élaboration et approbation d'un plan d'inspection
Familiarisation avec la documentation du personnel du client, sa fixation
Traitement et vérification des documents du personnel
Rédaction d'un rapport, compilation d'une liste de violations du personnel
Fournir au client un avis d'expert, clarifier les problèmes
Après élimination des violations - délivrance d'un certificat