АУДИТ

Аудит кадровых ресурсов включает стратегические действия организации, направленные на то, чтобы объективно взглянуть на ее политику, процедуры и методы управления персоналом. Такой всесторонний анализ текущего состояния компании может помочь определить, являются ли конкретные области или процессы адекватными, законными и эффективными. Результаты, полученные в результате этого обзора, могут помочь выявить пробелы в практике управления персоналом, а затем отдел кадров может определить приоритеты этих пробелов, чтобы свести к минимуму судебные иски и нарушения нормативных требований, а также достичь и поддерживать конкурентоспособность мирового уровня в ключевых областях кадровой практики.

Обзор

Аудит кадровых ресурсов может помочь определить, являются ли конкретные области или процессы отдела кадров адекватными, законными и эффективными. Результаты, полученные в результате этого обзора, могут помочь выявить пробелы в практике управления персоналом, и затем отдел кадров может определить приоритеты этих пробелов, чтобы свести к минимуму судебные иски или нормативные нарушения, а также достичь и поддерживать конкурентоспособность мирового уровня в ключевых областях кадровой практики.

Задний план

Аудит кадровых ресурсов - жизненно важное средство избежания юридической и нормативной ответственности, которая может возникнуть в результате политики и практики организации в области управления персоналом. Помимо выявления областей правового риска, аудит часто предназначен для предоставления компании информации о конкурентоспособности ее кадровых стратегий путем изучения передового опыта других работодателей в этой отрасли. По сути, кадровый аудит включает в себя выявление проблем и поиск решений до того, как они станут неуправляемыми. Это возможность оценить, что организация делает правильно, а также то, как все можно было бы сделать по-другому, более эффективно или с меньшими затратами.
В сегодняшней конкурентной среде организации работают в рамках строго регулируемой среды сотрудников. Эта задача включает в себя работу с множеством сложных законов и постановлений. Сфера функции HR включает в себя создание и администрирование множества политик и практик, многие из которых связаны с соблюдением нормативных требований, которые существенно влияют на производительность и прибыльность предприятия.
Учитывая, что многие HR-отделы недоукомплектованы и перегружены, многие организации только ретроспективно осознают денежные издержки игнорирования юридических горячих кнопок, связанных с HR. Несоблюдение применимых законов и нормативных актов связано со значительным финансовым риском.

ЧТОБЫ МИНИМИЗИРОВАТЬ РИСК,
НЕОБХОДИМ - КАДРОВЫЙ АУДИТ

Определение кадрового аудита

Кадровый аудит включает в себя выделение времени и ресурсов на то, чтобы очень объективно взглянуть на кадровую политику, практики, процедуры и стратегии организации, чтобы защитить организацию, установить передовой опыт и определить возможности для улучшения. Объективный анализ текущего состояния работодателя может помочь HR оценить, являются ли конкретные области практики адекватными, законными и эффективными. Результаты могут предоставить лицам, принимающим решения, информацию, необходимую для решения, какие области нуждаются в улучшении.

Аудит соответствия кадрового законодательства обычно состоит из двух основных частей:

Оценка операционных кадровых политики, практики и процессов организации с акцентом на ключевые области работы HR-отдела (например, набор - как внутренний, так и внешний, удержание сотрудников, компенсация, выплаты сотрудникам, управление производительностью, отношения с сотрудниками, обучение и развитие).
Обзор текущих показателей HR (например, количество незаполненных вакансий, время, необходимое для заполнения новой должности, текучесть кадров, удовлетворенность сотрудников, поданные внутренние жалобы, количество юридических жалоб, уровень невыходов на работу).

HR обычно проводит аудит с помощью анкеты, в которой запрашивается оценка конкретных областей практики. Этот документ помогает команде аудиторов тщательно изучить все критические области кадровой практики организации. Аудит также может включать собеседование или использование анкет для получения отзывов от выбранных сотрудников отдела кадров и других руководителей отделов, чтобы узнать, понятны ли, применяются и принимаются ли определенные политики и процедуры.

Обоснование проведения кадрового аудита

Меняющийся характер управления персоналом требует, чтобы специалисты по персоналу в полной мере участвовали и вносили свой вклад в свои организации в качестве настоящих стратегических деловых партнеров.
Аудит помогает организации понять, помогают ли ее методы управления персоналом, мешают или мало влияют на ее бизнес-цели. Аудит также помогает количественно оценить результаты инициатив отдела и предоставляет дорожную карту для необходимых изменений. Аудиты также могут помочь организации достичь и поддерживать практики управления персоналом мирового класса.

Виды аудитов

Кадровый аудит может быть комплексным или целенаправленным с учетом ограничений по времени, бюджету и персоналу. Существует несколько типов аудитов, каждый из которых предназначен для достижения разных целей. Некоторые из наиболее распространенных типов:

Соответствие. Основное внимание уделяется тому, насколько хорошо организация соблюдает действующие федеральные, государственные и местные законы и постановления.
Лучшие практики. Помогает организации поддерживать или улучшать конкурентное преимущество, сравнивая свою практику с практикой компаний, признанных имеющими исключительные методы управления персоналом.
Стратегический. Сосредоточен на сильных и слабых сторонах систем и процессов, чтобы определить, соответствуют ли они стратегическому плану отдела кадров и организации. См. Участие в стратегическом планировании .
Зависит от функции. Сосредоточен на конкретной области функции управления персоналом (например, расчет заработной платы, управление производительностью, хранение записей).

Что проверять

Решение о том, что проверять, во многом зависит от предполагаемых слабых мест в кадровой среде организации, типа аудита и доступных ресурсов. Ведение журнала проблем, которые возникли, но не охвачены процедурами или политиками организации, помогает выявить области потенциального воздействия, которые HR могут решить в процессе ежегодной проверки (если их не нужно решать немедленно).

Однако организации особенно уязвимы в определенных областях. Большинство судебных исков связаны с вопросами, связанными с наймом, управлением эффективностью, дисциплиной или увольнением. Некоторые дополнительные области риска, которые работодатели должны внимательно изучить в ходе аудита, включают:

Неверная классификация освобожденных и не освобожденных от уплаты налогов рабочих мест. Практически в каждой организации есть должности, которые были ошибочно классифицированы как освобожденные от права на сверхурочную работу. Сложность законов и нормативных актов о заработной плате и часах позволяет легко ошибиться при классификации работы как освобожденной, тем самым подвергая работодателя ответственности за сверхурочную работу в прошлом.
Неадекватное кадровое досье. Изучение образцов досье персонала часто выявляет неадекватную документацию о производительности - например, неофициальные, расплывчатые или непоследовательные дисциплинарные предупреждения. Оценки производительности могут быть неоднозначными, неточными или устаревшими. Персональную медицинскую информацию часто можно найти в личных делах, несмотря на то, что законы о конфиденциальности медицинских данных требуют, чтобы такие данные хранятся отдельно. Точные и подробные записи необходимы работодателям для защиты любого типа претензий сотрудников, в частности, выплаты пособия по безработице или неправомерных увольнений.
Запрещенная политика посещаемости. Контроль над чрезмерным отсутствием на работе - большая проблема для большинства работодателей. Однако сложность законов о семейных отпусках и отпусках по болезни, иногда с противоречащими государственным и федеральным мерам защиты, сделала неприемлемыми многие ранее приемлемые политики контроля отсутствия. Отсутствия влияют на компенсацию работникам, отпуск по семейным обстоятельствам и отпуск по болезни, условия для инвалидов и законы о беременности. Организации часто имеют политики посещаемости, которые не соответствуют соответствующим законам и постановлениям или которые предоставляют сотрудникам больше защиты, чем требуется. См. Раздел Управление посещаемостью сотрудников .
Неточные записи времени. Работодатели обычно требуют, чтобы сотрудники, не имеющие права на освобождение, пробивали часы или заполняли табели учета рабочего времени, отражающие их рабочее время каждую неделю. Записи, создаваемые этими системами, обычно являются основным средством защиты работодателя от требований о заработной плате и рабочих часах, поэтому политика и практика учета рабочего времени должны быть четко изложены и согласованы. См. Требования к ведению документации в соответствии с FLSA .
Ошибки формы. Анализ практики найма работодателем часто обнаруживает неадекватную документацию, такую как отсутствующие или неполные формы. Работодатели могут быть оштрафованы за каждую неспособность правильно заполнить форму. Штрафы за эти нарушения могут легко накапливаться.

Когда проводить аудит

Учитывая ресурсы, необходимые для полномасштабного аудита, большинство организаций не захотят проходить этот процесс чаще, чем один раз в год; однако мини-аудиты, позволяющие внести некоторую коррекцию в курс, можно проводить без особой боли в отделе примерно каждые шесть месяцев. Планирование ежегодных проверок для поддержания дисциплины регулярных проверок предпочтительнее, чем только периодические или панические проверки (например, те, которые проводятся только тогда, когда назревает потенциальная проблема). Другая стратегия - провести аудит после любого значительного события (например, новых планов, изменений в руководстве).

Что ожидать

Комплексный аудит - это трудоемкий и интенсивно сфокусированный проект, который может потребовать проверки многочисленных документов и политик, а также получения отзывов от кадрового персонала, отдельных сотрудников и руководителей других отделов. Количество затрачиваемого времени и требуемые усилия зависят от размера и типа организации, типа информации, которую организация надеется собрать, объема аудита и количества людей в группе аудита.
Полномасштабный аудит соблюдения правовых норм, в частности, охватывает значительную территорию и занимает больше времени по сравнению с аудитом передовой практики, который сравнивает одну конкретную практику с подходом другого работодателя, или аудитом конкретной функции, который проверяет только одну ключевое направление кадровой практики работодателя.

Стоимость аудита

Фактическая стоимость кадрового аудита зависит от объема проверки, количества опрошенных людей и размера аудиторской группы. Следовательно, расходы сильно варьируются от одной ситуации к другой. Однако достаточно сказать, что стоимость проведения любого полномасштабного аудита соответствия требованиям персонала будет намного меньше, чем защита (не говоря уже о проигрыше) хотя бы одного судебного процесса или суммы штрафов за нарушения.

Этапы кадрового аудита: модель

Комерческое предложение, подписание договора, оплата услуг

Составление и согласование плана проверки

Ознакомление с кадровой документацией клиента, её фиксирование

Обработка и проверка кадровых документов

Написание отчета, составление списка кадровых нарушений

Предоставление клиенту экспертного заключения, разъяснение вопросов

После устранения нарушений - выдача свидетельства